STRUKTUR ORGANISASI KERJA

BAB I PENDAHULUAN 

A.    LATAR BELAKANG

Suatu perusahaan tidak terlepas dari suatu kegiatan pengorganisasian dalam melaksanakan proyek. Proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, menggerakkan sumber daya yang dimilikinya, serta lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah:

a)    Departementalisasi Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi.

b)   Pembagian kerja Pembagian

kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

B.     RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas dapat dirumuskan rumusan masalah antara lain: Bagaimana peran struktur organisasi kerja dalam suatu perusahaan produksi

C.    TUJUAN MAKALAH

Berdasarkan Rumusan Masalah diatas, tujuan makalah ini yaitu membuka pikiran Masyrakat secara luas mengenai struktur organisasi kerja dalam mengkordinir situasi dilapangan kerja.

BAB II PEMBAHASAN

A.    STRUKTUR ORGANISASI

Dalam membentuk suatu organisasi, perlu diketahui terlebih dahulu gambaran awal dari suatu organisasi tersebut. Mempelajari struktur organisasi dapat mengetahui kemungkinan kegiatan-kegiatan apa yang ada dalam suatu organisasi, karena didalam suatu organisasi tergambar bagian-bagian (departemen) yang ada, nama dan posisi setiap personil, dimana garis penghubung didalamnya juga menunjukan siapa atau bagian apa akan bertanggung jawab terhadap apa dan

kepada siapa (Gammahendra, F, dkk, 2014) dalam (Susilowati, 2016)

(Suwinardi, 2014) mengemukakan, Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan- hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian- bagian atau posisi-posisi, maupun orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Lalu (Muhammad & Santoso, n.d.) berpendapat, Organizing atau Struktur Organisasi dan

Tata Kerja (SOTK) berfungsi untuk memfasilitasi dan mendukung pencapaian misi lembaga. Struktur organisasi dan tata kerja dibuat agar tidak terjadi tumpang tindih di dalam pencapaian tujuan sebuah organisasi. Sistem organisasi dan ketenagakerjaan juga diatur dalam Undang-Undang.

Kemudian (Siagian, 2011) berpendapat, Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Struktur organisasi merupakan suatu mekanisme formal yang dapat menunjukkan kerangka dan wujud suatu organisasi dan pola hubungan antara fungsi atau antar bagian yang satu dengan bagian yang lain. Struktur organisasi ditunjukkan dalam bentuk bagan yang sifatnya statis yang terdiri dari kotak-kotak aktivitas atau kotak jabatan dan garis tata hubungan. Pembahasan mengenai struktur organisasi yang sifatnya statis yang merupakan suatu

wadah berarti:

1. Bahwa struktur organisasi dipandang merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja yang sifatnya formal, yang dapat dilihat pada “kotak” kedudukan dan jabatan dari setiap individu.

2. Struktur organisasi dipandang merupakan rangkaian hierarkhi kedudukan dan jabatan yang dapat menjelaskan garis wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban.

3. Struktur organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui penggambaran garis komunikasi, garis koordinasi dalam usaha peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktivitas.

B.     MANFAAT MENGATUR ORGANISASI

Struktur organisasi pada hakikatnya adalah suatu cara untuk menata unsur-unsur dalam organisasi dengan sebaik-baiknya, demi mencapai berbagai tujuan yang telah ditetapkan (Kusdi dalam Gammahendra, F, dkk., 2014) dalam (Susilowati, 2016)

Lalu (Suwinardi, 2014)berpendapat, Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, menggerakkan sumber daya yang dimilikinya, serta lingkungan yang melingkupinya.

Dalam sebuah organisasi, SOTK merupakan hal yang sangat penting. Hal ini bertujuan agar kegiatan organisasi dapat berjalan secara terstruktur (Muhammad & Santoso, n.d.)

Kemudian (Siagian, 2011) mengemukakan, Melalui penggambaran struktur organisasi, dapat ditunjukkan bahwa pencapaian

sasaran perusahaan adalah dengan menentukan pekerjaan yang berbeda-beda mulai dari level yang rendah sampai level yang paling tinggi. Baik pekerjaaan fisik (operasional) yang dilakukan oleh tenaga kerja pada level yang paling rendah sampai kepada pekerjaan pikiran dalam pengambilan keputusan yang berada pada level manajer

C.     PEMBAGIAN KERJA

Setiap manusia mempunyai keterbatasan, keterbatasan fisik, pengetahuan, sikap, waktu,

dan lain-lain yang mengakibatkan terjadi batasan-batasan dalam menjalankan kegiatannya. Sebagai seorang pemimipin organisasi yang menyadari akan keterbatasan ini akan mencari dan berusaha mendapatkan bantuan dari orang lain. Keterbatasan ini akan memaksa seorang pimpinan organisasi melakukan pelimpahan wewenang kepada orang lain yang dianggap memiliki kapasitas atau dianggap layak dalam suatu pekerjaaan-pekerjaan tertentu. Pembagian Kerja dapat memecahkan masalah ketidak mampuan seorang manajer dalam menangani pekerjaan yang kompleks. Dalam melakukan pembagian kerja ada beberapa hal yang harus dperhatikan :

1. Sifat pekerjaan.

2. Tingkat efisiensi

 3. Personalia yang tersedia

Keterlibatan orang lain dalam pekerjaan suatu organisasi, harus disertai dengan

manajemen yang baik dalam suatu organisasi. Dalam unsur-unsur organisasi, dapat dirumuskan dengan sebagai “pembagian kerja” dimana pelaksanaan aktivitasnya harus disertai dengan tindakan “koordinasi” yang diarahkan pada pencapaian “sasaran”. Suatu kelompok kerja atau tim adalah sebuah kumpulan tenaga kerja (manajerial atau non manajerial) yang bersama-sama menggunakan norma-norma tertentu dan berusaha keras untuk memuaskan kebutuhan mereka melalui pencapaian sasaran kelompok. Suatu perusahaan sering menggunakan landasan pembagian kerja berdasarkan kegiatan misalnya: Bagian penjualan, yang dapat dikelompokkan lagi berdasarkan daerah dan produksi. Dan mungkin dapat dipecah lagi berdasarkan dari jenis produksinya. Pembagian kerja dalam perusahaan didasarkan atas fungsi-fungsi perusahaan yang melaksanakan kegiatan dalam perusahaan. Integrasi dari setiap fungsi untuk mencapai sasaran perusahaan harus dimulai dari hirarkhi yang paling rendah sampai pada hirarkhi yang paling tinggi. Setiap bagian fungsi akan mempersempit lagi kegiatannya pada bagiannya masing-masing. Sehingga karyawan akan mempunyai suatu keahlian khusus. Pengelompokan atau pembagian kerja berdasarkan fungsi akan memudahkan personalia mencapai tingkat prestasi yang tinggi dengan adanya spesialisasi kerja dan menawarkan manfaat penghematan (dalam ukuran proses, peralatan). Adapun dasar pengelompokan kerja haruslah memenuhi syarat-syarat berikut:

1. Setiap kelompok kerja haruslah dapat dimanajemeni dengan baik, dengan memperhitungkan tingkat kemampuan manajer yang terbatas.

2. Pengelompokan kerja haruslah semakin menyederhanakan bukan semakin merumitkan pekerjaan.

3. Pengelompokan kerja sedapat mungkin tidak bertentangan dengan dengan usaha pencapaian prestasi kerja yang diinginkan

4. Pengelompokan kerja pada hakekatnya harus berlanjut ke arah pencapaian tujuan perusahaan. Pengelompokan berdasarkan fungsi akan menjadi efektif apabila digambarkan dalam

suatu pola organisasi (struktur organisasi) (Siagian, 2011)

D.    STRUKTUR ORGANISASI KERJA

Pembagian Tugas dan Fungsi. Finance & Administration: Adalah Bagian yang mengontrol bagian keuangan,pembuatan laporan dan anggaran. Bagian Finace & Administration bertugas antara lain :

            a)     Purchasing / Pembelian : bertugas untuk membeli barang sesuai permintaan dari bagian PPIC dengan mempertimbangkan beberapa kriteria :

-          Harga Murah

-          Kualitas Bagus

-          Delivery Time cepat

-          Continuibilitas  

             b)      Accounting :

-          Membuat catatan pengeluaran sehari-hari

-          Memferifikasi surat-surat tagihan

-          Melakukan dan membuat catatan  pembayaran

-          Penagihan dan pencatatan uang masuk

-          Membuat perencanaan keuangan

-          Pembayaran Pajak

-          Perencanaan anggaran Tahunan

            c)      Admisitration :

-          Mencatat semua hasil kegiatan produksi

-          Membuat laporan hasil barang jadi dan pengiriman

-          Membuat dokumen Surat Jalan untuk Pengiriman barang

-          Mencatat absensi karyawan dan menghitung gaji karyawan.

          d)     Marketing: Adalah bagian yang mengatur tentang pemasaran produk yang akan di pasarkan               perusahaan ini. Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting              lainnya yang ada dalam suatu perusahaan yang mempunyai tugas antara lain :

-          Tugas utama adalah melakukan penjualan Karton Box

-          Dapat meyakinkan pelanggan atas manfaat dan keunggulan produk yang ditawarkan

-          Dapat meyakinkan calon pelanggan yang ragu-ragu dalam mengambil keputusan.

-          Mengelola dan menyelesaikan keluhan Pelanggan.

-          Melakukan penagihan pembayaran barang yang sudah dikirim.

-          Mencatat dan mendokumentasikan order yang masuk (internal sales)

-          Maintain master data per Customer (internal sales)

-          Bekerjasama dengan bagian PPIC untuk memastikan pengiriman barang.

        e)      Production Planning & Inventory Control: Adalah Bagian yang bertugas untuk mengontrol             bagian bahan baku untuk produksi di dalam gudang persediaan. Tugas – tugas PPIC adalah                  sebagai berikut :

-          Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order yang diterima.

-          Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal.

-          Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses produksi  dan penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang.

-          Menyusun jadwal produksi sesuai waktu, routing & quantity yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.

-          Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara mesin lain tunggu order.

-          Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan keterlambatan kirim.

         f)       Production: Adalah bagian dimana divisi ini mengontrol bagian mengolah bahan baku mentah hingga jadi. Bagian bertugas dan bertanggung jawab mengerjakan dan menyelesaikan order dari PPIC sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dalam perusahaan kecil, bagian produksi juga bertanggung jawab terhadap kualitas barang yang dihasilkan.Jika hasil produksi tidak sesuai standard dan barang ditolak customer maka bagian produksi harus bertanggung jawab. Selain itu bagian produksi bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan alat-alat produksi agar dapat berfungsi dengan baik.Hal ini berbeda dengan perusahaan besar dimana ada bagaian perawatan dan perbaikan dalam departement tersendiri.

-          Owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikanya kepada pihak lain yang mampu melaksanakanya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja. Untuk merealisasikan proyek, owner mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek. Berikut penjelasan mengenai tugas dan wewenang owner dalam pelaksanaan proyek konstruksi bangunan.

-          Purchasing Adalah bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan dan membayar material untuk keperluan produksi.

-          Accounting Adalah seatu proses mencatat,mengklasifikasi,meringkas,mengolah,dan menyajikan data,transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan-keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dan mudah di mengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.

-          Administration Adalah kegiatan yang meliputi : catat mencatat,surat menyurat,pembukuan ringan,ketik mengetik,agenda,dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan.

-          Salesman Adalah yang berusaha melakukan penjualan produk, bisa berupa barang,bisa juga berupa jasa.

-          Internal Sales Pengertiannya sama dengan seorang salesman, tetapi Internal seles bertugas menawarkan langsung produk bahan mentah terhadap Produsen atau perusahan lain.

-          Design Adalah proses pembentukan,pemodelan,penetuan bahan untuk barang yang akan di pasarkan.

-          Planning/Scheduling Adalah bagian yang melakukan perencanaan dan penjadwalan.

-          Material Req.Planning Adalah bagian perencanaan yang di butuhkan dalam penyediaan bahan baku pembuatan produk.

-          Delivery Adalah bagian yang melakukan pengiriman barang.

-          Slitter Adalah sebuah mesin pembuat gulungan yang memotong gulungan kertas, kain, lembaran plastic, lembaran logam sambil menggulung kembali.

-          Printing Adalah sebuah proses percetakan dengan menggunakan alat atau mesin

-          Die Cutting Adalah orang orang yang bertugas memotong bagian kain yang telah dipesan dengan bantuan mesin potong yang di sesuaikan dengan jenis kainnya.

-          Finishing Pada proses ini,beberapa operator akan menggerakkan mesin setrika untuk merapihkan pakaian yang mengkerut sehingga pakaian terlihat lebih rapi.

BAB III PENUTUP

A.    KESIMPULAN

Perusahaan selalu dihadapkan berbagai masalah-masalah yang akan berdampak kepada

pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Sebagai pimpinan perusahaan setiap masalah-masalah yang timbul harus diselesaikan dengan segera melalui berbagai strategi, konsep dan sistem yang ada. Tetapi sering sekali pimpinan perusahaan terjebak pada masalah struktur organisasi, yang dapat dikatakan sebagai masalah tertua, yang diharapkan dapat menyelesaikan masalah tetapi justru menjadi penyebab masalah. Ada hal yang penting yang harus diketahui dalam pemecahan masalah adalah “dimana letak sumber kekuasaan, siapakah yang memberi kekuasaan kepada seseorang untuk menjadi pemimpin dalam menyelesaikan masalah, dimanakah orang tersebut mendapatkan wewenang pribadinya”.

Hal ini merupakan hal yang penting, tanpa mengetahui sifat pokok wewenang akan sulitlah bagi seseorang melimpahkan wewenang kepada orang lain. Sumber dan sifat pokok wewenang harus jelas agar wewenang tidak lagi dipersoalkan dengan kata-kata: “Anda tidak punya hak memerintah saya” atau “Siapa yang berani memerintah saya”. Wewenang dapar bersumber dari pangkat seseorang, seperti halnya dalam dunia kemiliteran wewenang selalu jatuh pada orang dengan pangkat yang tertinggi. dan apabila ada 2 (dua) orang yang memiliki pangkat tertinggi, maka wewenang jatuh kepada orang yang memiliki pangkat tertinggi dengan masa kepangkatan lebih lama.

Dalam dunia usaha beberapa perusahaan mulai menciptakan tanda pangkat dan jabatan yang menunjukkan bahwa seseorang tersebut mempunyai kekuasaan yang lebih tinggi misal: mandor dan lain-lain. Wewenang juga dapat bersumber dari jabatan, misal: Kepala Sekolah, Kepala Departemen dan lain-lain, mereka diberi kekuasaan atau menerima kekuasaan berdasarkan jabatan-jabatan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Muhammad, C. I., & Santoso, M. B. (n.d.). PENETAPAN STRUKTUR ORGANISIASI DAN TATA KERJA PADA ORGANISASI PELAYANAN SOSIAL RUMAH CEMARA KOTA BANDUNG.

Siagian, H. (2011). PEDOMAN KERJA BERBASIS STRUKTUR ORGANISASI. Jurnal Wira Ekonomi Mikroski, 1, 111–118.

Susilowati, F. (2016). Pola struktur organisasi manajemen kualitas pada kontraktor besar di indonesia, 12(1), 24–28.

Suwinardi. (2014). Organisasi proyek, 10(1), 37–42.